COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA

La combinación de Correspondencia es un proceso a través del cual los datos de una lista de direcciones son insertados y colocados en una carta o documento modelo, creando así una carta personalizada para cada uno de los miembros de la lista de direcciones tomada como base.

1. se solicita que se especifique qué tipo de documento se desea generar. La opción predeterminada es precisamente Cartas

2. Inicie el documento, consiste en definir el documento principal de partida para la combinación. Aunque se podrían utilizar plantillas o documentos ya existentes, se puede Utilizar el documento actual que se acaba de abrir

3. Al hacer clic en Siguiente: Seleccione los destinatarios se puede utilizar un archivo de datos creado en MS Excel como el mencionado antes para extraer los nombres, direcciones y demás datos identificativos de los destinatarios de la correspondencia

4.  Marcando Utilizar una lista existente y después Examinar: se abre un cuadro de diálogo que pide el archivo (de origen) de datos

5.Indicando la ubicación y el nombre de la hoja de MS Excel donde está

6.Según lo mostrado en la ventana anterior aparentemente el archivo de Excel contiene dos hojas con información. En realidad sólo la primera es útil (la segunda es una referencia interna al archivo) ya que el archivo de datos tiene una sola hoja

7. El archivo podría contener más hojas con información en cuyo caso en la ventana Seleccionar tabla habría que seleccionar la conveniente. Cuando en dicha ventana se pulsa Aceptar, se presentan los contactos incluidos en el archivo de datos con todas las categorías de datos (nombre, apellidos

8. En principio todos los registros contactos) están marcados para su uso pero si se desease prescindir de alguno se podría retirar la marca presente a la izquierda (Borrar todo quita todas las marcas y Seleccionar todo las recupera). Cuando se hace clic en Aceptar Word informa de la lista de destinatarios que se acaba de elegir

9. y si fuera necesario realizar alguna operación de última hora sobre ella se podría recuperar utilizando Editar lista de destinatarios. Si en el pie del asistente se hace clic en Siguiente: escriba la carta se abre paso a la posibilidad de incluir en el documento principal el texto de la carta y los campos que marcarán dónde incluir la información personalizada para cada destinatario

10. En particular, en el asistente se muestran cuatro de los campos más frecuentes que se usan en la correspondencia combinada, entre otros:

• el bloque de direcciones: que es un campo compuesto por el nombre, la organización y la dirección postal del destinatario. Al seleccionarlo se abre un cuadro de diálogo que permite ajustar el formato del bloque de direcciones.

11.Así el nombre del destinatario se podría incluir con el tratamiento o no -Sr.- (si en el archivo de datos había una categoría para ello), si se inserta la dirección postal y cómo, etc. Al final se presenta una vista previa de cómo quedará este campo.

• la línea de saludo: un texto de inicio del texto de la carta propiamente dicho. Al seleccionarlo se abre un nuevo cuadro de diálogo para su ajuste

12. Si se utilizan estos campos y se escribe el cuerpo de texto de la carta por el momento el documento principal ofrecerá este aspecto 

13. Nótense los códigos de campo entrecomillados «Bloque de dirección» y «Línea de saludo» en la parte superior del texto, que constituyen los marcadores donde luego se sustituirán los datos individuales de cada destinatario. Llegados a este punto y antes de continuar podría surgir la pregunta de cómo Word reconoce la información del archivo de datos para situarla exactamente en el campo que le corresponde. Podemos obtener la respuesta retornando, por ejemplo, al cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones. Al pie del mismo existe un botón denominado Asignar campos que antes no mencionamos. Si lo pulsamos se abre la ventana del mismo nombre

14.donde se observa que los campos que Word utiliza (situados debajo de Información requerida) tienen una correspondencia con las categorías definidas en el archivo de datos (la hoja de cálculo), que aparecen a la derecha en sendos cuadros de lista desplegable.
 

Nota: recordemos que los nombres de las categorías (columnas del archivo de datos) se escriben en la primera fila del archivo de datos.

Así, comprobamos que, de forma predeterminada el campo Apellidos se corresponde con la categoría Apellidos, Nombre con la categoría Nombre, el campo Tratamiento de cortesía con la categoría Título, etc. SI algún campo previsto por Word no tiene correspondencia en el archivo de datos, como Nombre del cónyuge, a la derecha se muestra (no coincide). En este caso, puede que efectivamente en el archivo de datos no haya una categoría para el Nombre del cónyuge del destinatario o, simplemente, que el nombre de la categoría en el archivo de datos no es el esperado por Word. Si estamos seguro deque hemos incluido este campo (u otro, análogamente) podríamos hacerlo corresponder con el campo sin más que desplegar la lista y elegir el nombre de la categoría que convenga (en la imagen siguiente se observa que se ha hecho corresponder el campo de Word Tratamiento de cortesía con la categoría Título del archivo de datos

15. Igualmente existen todavía más campos que se podrían utilizar (denominados opcionales) y que podríamos hacer corresponder con una categoría del archivo de datos (por ejemplo, en la imagen se ha hecho corresponder el campo Sobrenombre con la categoría Sobrenombre

16. en el caso de los campos requeridos (aquéllos que Word siempre intenta extraer del archivo de datos si puede) no necesitaremos asignarlos uno a uno a la categoría correspondiente si los nombres de estas en el archivo de datos son exactamente iguales a los que aparecen en las imágenes anteriores. No obstante, podríamos incluir directamente en el documento principal una categoría del archivo de datos como si fuese un campo de Word sin más que utilizar la opción Más elementos que aparece todavía en el asistente
17. de forma que se abre la ventana Insertar campo de combinación y si marcamos Campos de base de datos (del archivo de datos) podríamos insertar directamente cualquier categoría del archivo de datos
18. Retornando al hilo normal de uso del asistente, si damos por completa la redacción e inclusión de campos en el documento principal y hacemos clic al pie, en Siguiente: Vista previa de las cartas, obtenemos la vista del documento principal personalizado con los datos del primer detinatario
19.y utilizando los controles << y >> podríamos previsualizar uno a uno todos los documentos resultantes de la combinación. Igualmente, mediante el botón Excluir destinatario podríamos retirar a un destinatario en particular, e incluso podríamos de nuevo volver a Editar la lista de destinatarios.
 

Nota: siempre se puede volver un paso atrás en el proceso de la combinación utilizando el enlace Anterior: ... situado al pie del asistente.

El proceso finaliza cuando se hace clic en Siguiente: Complete la combinación

20.Ahora se pueden Imprimir los documentos combinados, en cuyo caso todavía se puede elegir qué subconjunto particular de ellos se imprimirá

21. o bien, se podrían Editar las cartas individuales. En este caso, en lugar de enviarse los documentos combinados uno a uno a la impresora se almacenan dentro de un solo documento de Word -todos, o sólo aquéllos que se elijan

22. de modo que todavía se podrían realizar operaciones de edición sobre ellos antes de imprimir. En lo anterior hemos seguido el proceso de creación de documentos combinados de tipo carta, pero igualmente se podría hacer con otro tipo de documentos (etiquetas, sobres, etc.). En particular, es especialmente útil la combinación de documentos para enviar mensajes de correo electrónico a múltiples destinatarios. A iniciar el asistente para combinar, en el primer paso se puede elegir esta opción

23. y operar exactamente igual que en el caso de las cartas. Obviamente, el paso final del proceso cambia de la impresión de los documentos a su envío por correo-e

25.Al hacer clic en Correo electrónico se abre una ventana en la que se pueden establecer las direcciones de los destinatarios (Para), el Asunto que figurará en el mensaje y el Formato del mensaje

26.En Asunto se puede escribir directamente un texto mientras que "Para" es una lista desplegable mediante la cual se elige qué categoría (columna) del archivo de datos utilizado contiene las direcciones de los destinatarios. En el caso del ejemplo de la figura en el archivo de datos usado (archivo de MS Excel) existía una columna etiquetada en su primera fila Dirección_de_correo_electrónico 

27.Del mismo modo Formato de correo es una lista desplegable

28. en la que se puede seleccionar el formato HTML o Texto sin formato. En el momento en que se pulsa Aceptar en la ventana Combinar en correo electrónico MS Word se comunica con MS Outlook y envía el conjunto de mensajes individuales resultantes de la combinación, cada uno a su destinatario. Este proceso puede pasar desapercibido puesto que en pantalla sigue apareciendo la ventana actual de Word, pero acudiendo a la bandeja de salida o a la bandeja de elementos enviados de correo se observan los mensajes saliendo/enviándose.
Existe todavía una opción más para el formato de los mensajes, denominada Datos adjuntos, cuyo resultado es que el contenido del documento principal que se ha generado en el proceso, es decir, el contenido del mensaje, se envíe como un archivo adjunto al mensaje que se transmitirá en lugar de aparecer directamente en el cuerpo del mensaje (obsérvese en la siguiente imagen que el cuadro de mensaje está vacío pero en datos adjuntos figura el documento resultante de la 

 combinación

29. Decíamos antes que de envío de los mensajes puede pasar desapercibido pero también podríamos recibir durante el mismo este mensaje de advertencia de MS Outlookque nos informa de que un programa está intentando enviar correo. Su origen radica en que Outlook advierte que no se trata de una operación manual habitual de envío de mensajes, sino que es un programa (MS Word) el que le "exige" los envíos (y podría tratarse de una operación de spam). Al responder Sí y el proceso de envío se reanuda (el mensaje podría aparecer más de una vez). Nota: Una limitación de este envío combinado de correo-e es que no se pueden adjuntar directamente archivos a los mensajes combinados. Esto se podría hacer utilizando Macros, pero requiere un mayor conocimiento de los programas de MS Office, que queda fuera de los objetivos actuales.

En lo anterior se ha considerado que el archivo de datos consistía en una hoja de MS Excel con la lista de destinatarios pero, en el panel de Selección de destinatarios figura la opción Seleccionar de los contactos de Outlook que permite que la combinación de correspondencia contacte con las carpetas de contactos de MS Outlook para extraer los destinatarios

 30.Se recomienda explorar esta opción alternativa para el envío de correspondencia combinada si se tiene una libreta de contactos completa y ordenada.